Mengelola Mapathon

Dibuat 2017-01-30

• Mengelola Mapathon
  • Introduction
    • Tipe acara
    • Cerita tentang Mapathon yang sukses
  • Memulai bekerja untuk Mapathon Anda paling sebentar satu bulan sebelumnya untuk mengatur dan mempersiapkan acara.
    • Langkah pertama … Persiapkan format mapathon Anda.
    • Langkah kedua … Merencanakan Mapathon
    • The week before the Mapathon
    • At the Mapathon
    • Start the Event
    • At the end of the Event
    • Not all work and no play
  • Sumber daya lainnya

Introduction

Tipe acara

Memutuskan jenis acara apa yang ingin Anda selenggarakan akan menentukan arah yang harus Anda tuju dan langkah-langkah yang perlu Anda ambil.

Panduan ini berkaitan dengan Mapathon di dalam ruangan untuk jumlah peserta yang cukup banyak.

Untuk tipe pertemuan pemetaan lainnya dapat melihat
Proyek Pemetaan Akhir Pekan
Mapping Parties

Mapathon adalah suatu acara berkumpulnya orang-orang untuk menambahkan data ke OpenStreetMap. Ini dapat menjadi proyek untuk menambah data pada area lokal Anda, atau untuk membantu Tim Respon di lapangan selama bencana, atau untuk mengerjakan proyek Missing Maps yang sedang berjalan atau respon kemanusiaan yang akan datang.

Mapathon Anda dapat terbuka untuk melatih para pembuat peta baru serta acara reguler untuk para pembuat peta yang sudah berpengalaman dan dapat terdiri atas sesi pelatihan, sesi pemetaan, dan waktu untuk bersosialisasi.

Meskipun kami dapat memberikan panduan umum tentang cara mengatur Mapathon, acara Anda akan berkembangkan dengan struktur dan identitasnya sendiri tergantung pada orang yang mengelolanya, tempat yang tersedia, dan orang-orang yang datang untuk memetakan.

Cerita tentang Mapathon yang sukses

London Missing Maps Mapathon dimulai pada tahun 2014 sebagai kelompok kecil yang melatih para pembuat peta baru. Mereka mendapat keuntungan karena dapat melibatkna banyak sponsor perusahaan besar dengan tempat yang besar dengan kapasitas sekitar 80 pembuat peta. Acara dimulai dengan melatih semua peserta dalam pemetaan dasar menggunakan iD sebagai editor pilihan untuk pemula. Acara ini diadakan sebulan sekali dan para pembuat peta dapat mendaftar gratis melalui Eventbrite. Setelah beberapa saat, tercatat banyak peserta yang akan datang kembali untuk pemetaan dan pelatihan lebih lanjut. Akhirnya keputusan dibuat untuk membagi acara menjadi training untuk pembuat peta baru menggunakan iD, memigrasikan pembuat peta yang sebelumnya sudah belajar menggunakan iD menjadi menggunakan JOSM, dan pelatihan untuk validator juga diperkenalkan. Format ini telah terbukti sangat sukses tetapi banyak pembuat peta yang tidak dapat mengikuti pelatihan karena acara pelatihan sudah penuh. Mapathon kedua dimulai, Mapathon pada pertengahan bulan untuk pengguna JOSM yang lebih berpengalaman yang akan berkonsentrasi pada pemetaan yang lebih lanjut dan mencoba ide-ide baru. Keberhasilan acara London berdasarkan pada sejumlah faktor tetapi terutama pada strategi berikut …

• Pengalaman mengajari kami bahwa kurva pembelajaran untuk orang-orang yang tidak memiliki pengalaman pemetaan apa pun sangat curam dan dapat membuat frustasi bagi para pendatang baru ini jika mereka tidak dapat melakukan pemetaan pada acara pertama mereka. Hal ini penting bagi mereka untuk memetakan secepat mungkin, sehingga mereka hanya diperlihatkan dasar-dasar dengan iD editor yang lebih sederhana, membiarkan mereka menemukan masalah mereka sendiri selama acara berlangsung dan mereka dapat meminta bantuan.
• Jauh lebih mudah mengajarkan pemetaan kepada editor JOSM yang lebih kompleks jika mereka sudah memiliki pengalaman pemetaan dengan iD editor atau program GIS lainnya. Itu juga berarti Anda berurusan dengan kelompok yang tertarik untuk menambah keterampilan pemetaan mereka daripada hanya sekedar mencari tahu tentang apa itu dan apakah mereka menyukainya atau tidak.
• Ini adalah acara reguler pada hari Selasa pertama setiap bulan sehingga mereka dapat memperhitungkannya terlebih dahulu dan tetap slot tetap terbuka. A second event (Mid Month) and validator training at the monthly event gives the more experienced mappers a chance to tackle more advanced and interesting projects such as validating, experimental techniques and Field Papers.

Memulai bekerja untuk Mapathon Anda paling sebentar satu bulan sebelumnya untuk mengatur dan mempersiapkan acara.

Langkah pertama … Persiapkan format mapathon Anda.

Ukuran tempat yang tersedia dan ketersediaan fasilitas di tempat tersebut akan menentukan faktor-faktor untuk Mapathon Anda. Lokasi tempat mapathon dapat berupa perusahaan lokal, universitas atau sekolah, pusat seni, perpustakaan, aula. Poin yang perlu diperhatikan:

1. Apakah tempat mapathon berlokasi di pusat dan mudah dijangkau? (perhatikan transportasi umum atau parkir)
2. Apakah tempat tersebut memiliki wi-fi yang bagus dan dapat menangani hingga 100 koneksi secara bersamaan?
3. Apakah dapat menampung hingga 100 orang pembuat peta? Ini akan menentukan jumlah orang yang diundang.
4. Apakah ada meja dan kursi yang cukup dan nyaman?
5. Apakah ada pengisi daya yang cukup untuk mengisi daya laptop? (mengatur kabel tambahan)
6. Apakah di tempat itu memiliki layar yang besar untuk menjelaskan tutorial dan presentasi?
7. Apakah ada ruangan kecil dengan layar lebar untuk pelatihan khusus untuk kelompok kecil?
8. Apakah Anda memiliki tim bantu yang cukup berpengalaman untuk menjalankan Mapathon besar?

Langkah kedua … Merencanakan Mapathon

Now that you have enough information from your first steps to decide the numbers, location and available dates you can start planning your Mapathon.

1. Set the date and time for the Mapathon in line with availability of venues (Be careful to check that it does not clash with some other major event that would affect you being able to attract volunteers and mappers to your event). Allow at least 2.5 to 3 hours minimum for your event (half an hour for speeches and training, half an hour for refreshments, two hours for mapping).
2. Book the venue. Make sure the location of the venue is on Openstreetmap.
3. Distribute invites to Mappers through local and online media to aim for good attendance. Eventbrite is a good way of booking places at the event.
4. Will you be providing snacks/refreshments at the event? (Pizza has proved to be a popular choice but choose the popular foods for your part of the world).
5. Set up a project for the event. Remember that your first Mapathon in your area will possibly comprise a large proportion of beginners. Suggest that you have two easy projects for beginners and two more challenging tasks for more experienced mappers. Contact the Missing Maps Project if you need help with setting up projects and also for Mapathon materials for the tables and direction signs for the corridors. The Tasking Manager is a good source of useful projects.
6. Suggested helpers that you may need for the event
   • Seorang mapper berpengalaman yang menjelaskan proses pemetaan ke mereka.
   • Seorang pengurus IT yang bersiap di lokasi untuk menyelesaikan masalah konektivitas.
   • A guest speaker to talk about their experiences with Openstreetmap
   • Ideally one experienced mapper per table to check that they know what to do and to answer any questions. Contact the Missing Maps Project to assist in finding helpers and also check for experienced mappers in your area
   • A deputy to help with the arrangements and stand in for you as a back up.
7. Add your event to the Mapathon calendar.
8. Have someone available from the local media to take photos and report the event.
9. Arrange for someone to film the presentation and create a live link for any remote mappers.

The week before the Mapathon

1. Visit the venue and check that all the arrangements are still in place. (venue, helpers, equipment).
2. Compile a list of attendees for messaging and for identity tags for the event.
3. Send out message to attendees reminding them to bring laptop and mouse and have their Openstreetmap account set up, their log in details with them, and JOSM downloaded if that is their choice of editor.
4. Post notices on line, with links to the ticket allocation, reminding attendees to take up the last remaining spaces at your event.
5. Plan the layout for positioning of tables and chairs in respect to available power points and view of the large overhead screen.
6. Check that you have current mapping projects for the event.
7. Check that you have funding for the refreshments and any other costs.
8. Arrange for Mapathon Materials (or create your own) to be printed off ready for the event.
9. Check that someone will be bringing any equipment (extension cords, spare mouse) and table aids that will be needed.
10. Notify your helpers that you need them to be at the venue half an hour before the start to help put out the tables, chairs, extension cords, etc.
11. Check that there is a log in to the wi-fi at the venue and a password is available for all to use.
12. Create a register that should be taken to every Mapathon to record attendees, their user names and the editor they use. This will give an ongoing record to assess how many mappers return for a second session or more, to assess which mappers continue to map during the period between events, to assess the success rate of retaining mappers and so on.
13. Contact the remote validators at least two days before the event to instruct them on the projects being worked on and any other details to help them help the Mapathon.
14. Decide on a local pub or other venue for the meet up afterwards and check that it is on Openstreetmap

At the Mapathon

1. Arrive early at the venue to check that reception is all primed and prepared for the event.
2. Walk round the venue to familiarise yourself with the area, toilets, emergency exits, etc.
3. Brief the helpers as to the layout of the room and get your deputy to oversee them on setting out the tables, chairs and equipment, putting up direction signs in the corridors.
4. Check with the resident IT person that the internet connections are all working and the overhead large screens are connected to the relevant laptops.
5. Have one helper at the door to welcome the mappers, give them their name tags and tell them where to sit.
6. Have helpers moving from table to table helping mappers to log on when they arrive.

Start the Event

1. Quieten everone down and start your welcome, introduction speech, programme for the event, fire evacuation instructions, position of toilets, etc.
2. Introduce your experienced mapper and start the training process.
3. During the event be ready to announce any helpful tips if it is noticed that a mistake is being made by some of the mappers (such as not squaring the buildings)
4. https://osmlab.github.io/show-me-the-way/bbox.html is a nice way of putting something on the overhead screen for the mappers to see the live edits in progress.
5. Check that the refreshments are in place for the mid-session break.
6. Decide on a local pub for the meet up afterwards and check that it is on Openstreetmap.
7. Check that the local media or/and a helper is taking photos.

At the end of the Event

1. Thank the hosts for the great venue, the new mappers for coming along and joining the mapping community, the experienced mappers for their help and for their time and contributions, show them the progress that was made on the projects they worked on, ask them to come back to the next Mapathon and invite them to the pub afterwards.
2. Check that the register of mappers has been completed
3. Collect any equipment that was lent to mappers (mouse, laptop, etc.)
4. Gather all the signs, equipment and collect any rubbish.
5. Make sure the tables and chairs are put back and the venue is in a clean condition before leaving for the pub.

Not all work and no play

If your Mapathon becomes a regular event it is possible that you will start to get a core of regular attendees who will become your experienced helpers and help to make this a social event as well.

Sumber daya lainnya

A checklist is available for download in both odt and pdf formats so that you can walk through it at preparatory meetings.

Sumber daya yang berguna untuk mapathon dapat ditemukan pada halaman sumber daya eksternal kami.